Finanzas
Registrar un egreso
Cómo registrar un nuevo egreso (gasto) en Clenit.
Pagos de impuestos (categoría «Impuestos y contribuciones»)
Al registrar un egreso nuevo, si eliges la categoría Impuestos y contribuciones (dentro de Gasto administrativo), Clenit muestra un aviso indicando que los pagos al SAT, IMSS, INFONAVIT u otras autoridades deben registrarse en el módulo Impuestos, con un enlace para abrirlo. En ese caso no se envía el formulario como egreso: el registro operativo del pago fiscal es en Impuestos, con periodo, autoridad y desglose por concepto. No uses un CFDI de egreso en lugar de ese flujo.
El resto de esta guía aplica a egresos que sí corresponden al módulo de Egresos (insumos, honorarios, renta, software, etc.).
Paso a paso
- Ve a Egresos en el menú lateral.
- Haz clic en Registrar y elige Gasto en el submenú (las otras entradas son Sueldos del periodo, Pago a doctor(es) e Impuesto / contribución; nómina tiene guía propia en Sueldos y pago a doctores y los pagos fiscales van a Impuestos).
- Completa el formulario:
- Tipo de egreso — Costo del servicio, gasto operativo, gasto administrativo, inversión (CAPEX) u otro.
- Categoría — Las opciones cambian según el tipo seleccionado.
- Beneficiario — En la misma fila que fecha y forma de pago, cuando la categoría lo requiere, aparece un solo campo Beneficiario con búsqueda: puedes elegir un proveedor ya registrado, escribir un nombre sin registrar (texto libre) o, en categorías donde aplica, un miembro del equipo (por ejemplo honorarios a contador o marketing interno). Los proveedores nuevos se agregan desde el menú del campo: al abrir la lista, al final verás Registrar nuevo proveedor (mismo flujo que en Configuración). Según la categoría, el buscador muestra solo proveedores o también miembros del equipo; si no aplica beneficiario, esa columna no aparece.
- Concepto — Describe el egreso.
- Fecha — Fecha del egreso.
- Medio de pago — Efectivo, transferencia, tarjeta de crédito, tarjeta de débito, cheque u otro (lo que ves en el menú).
- Moneda — Siempre en una fila aparte: MXN (por defecto) o USD. Si eliges USD, en la misma fila aparecen Monto en USD y Tipo de cambio (con enlace a Banxico); debajo verás el Equivalente en MXN calculado.
- Indica si tienes comprobante fiscal (CFDI):
| Opción | Qué significa |
|---|---|
| No tengo factura | El egreso no es deducible. Solo captura el monto manualmente. |
| Sí, tengo factura | El egreso es deducible. El monto se calcula automáticamente a partir de los datos fiscales. |
| La voy a pedir | Aún no tienes la factura. Captura el monto manualmente; el egreso queda marcado como pendiente de factura y aparecerá en la tarjeta de alertas. |
- Haz clic en Registrar gasto al final del formulario.
Si no se guarda el egreso
Revisa lo siguiente antes de volver a intentar:
- En pesos (MXN) debe haber un monto total mayor a cero (si tienes factura, el monto se calcula solo a partir de los datos fiscales).
- En dólares (USD) debes llenar monto en USD y tipo de cambio; el equivalente en pesos se calcula automáticamente.
- Si marcaste Sí, tengo factura, los siguientes campos son obligatorios: RFC del emisor, UUID / Folio fiscal, Subtotal, IVA, Método de pago SAT y Forma de pago SAT. Cada uno mostrará un mensaje de error específico si está vacío o inválido.
- El IVA no puede ser mayor que el Subtotal; si ocurre, el campo IVA mostrará un aviso.
- Si marcaste Sí, tengo factura y escribiste el folio fiscal (UUID), debe tener el formato correcto (36 caracteres, sin espacios de más).
- En CAPEX, la tasa de depreciación debe ser un porcentaje válido (mayor a 0 y hasta 100).
En algunas exportaciones CSV de gastos (por ejemplo desde Configuración), los pagos con tarjeta de crédito o tarjeta de débito pueden aparecer agrupados como tarjeta; es el mismo registro, solo cambia cómo se muestra en el archivo para el contador. La exportación desde Egresos conserva la forma de pago tal como está en el sistema.
Cuando seleccionas "Sí, tengo factura"
Se habilita la sección de Comprobante fiscal (CFDI) con dos formas de capturar los datos:
Opción A — Importar el XML del CFDI
- Arrastra el archivo XML a la zona indicada, o haz clic en Seleccionar archivo para buscarlo.
- Clenit extrae automáticamente:
- UUID / Folio fiscal
- RFC del emisor
- Subtotal, Descuento (si aplica), IVA, retenciones de ISR e IVA
- Método de pago SAT y Forma de pago SAT
- El campo Monto se calcula solo:
Subtotal − Descuento + IVA − Retención ISR − Retención IVA.
Opción B — Captura manual
Llena los campos de la sección fiscal. Los campos marcados con * son obligatorios:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| RFC del emisor * | RFC de quien emitió la factura. Solo mayúsculas, sin espacios. |
| UUID / Folio fiscal * | Identificador único del CFDI (36 caracteres). |
| Subtotal * | Monto antes de impuestos. Debe ser mayor a $0. |
| Descuento | Descuento aplicado en el CFDI, si existe. Campo opcional. |
| IVA * | Impuesto al valor agregado (puede ser $0, pero debe capturarse). No puede ser mayor que el Subtotal. |
| Retención ISR | Solo aplica para clínicas como Persona Moral. |
| Retención IVA | Solo aplica para clínicas como Persona Moral. |
| Método de pago SAT * | PUE (pago en una sola exhibición) o PPD (parcialidades o diferido). |
| Forma de pago SAT * | Efectivo (01), Cheque (02), Transferencia (03), Tarjeta de crédito (04), etc. |
El campo Monto se actualiza automáticamente conforme llenas los campos fiscales: Subtotal − Descuento + IVA − Retención ISR − Retención IVA.
Si quieres repasar qué significa CFDI, UUID, PUE o PPD, consulta el glosario fiscal básico.
Si algún campo obligatorio está vacío o el IVA supera al Subtotal, el sistema mostrará un mensaje de error específico junto al campo correspondiente antes de guardar.
Egresos en moneda extranjera (USD)
Si el egreso fue en dólares americanos, selecciona USD en el campo Moneda. Aparecerán dos campos adicionales:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Monto en USD | El importe original en dólares. |
| Tipo de cambio | El tipo de cambio del día (captúralo manualmente). Junto al label encontrarás un enlace Banxico para consultar el tipo de cambio oficial en ese momento. |
Clenit calcula automáticamente el Equivalente en MXN (Monto USD × Tipo de cambio) y lo muestra como referencia. El valor guardado en el sistema siempre es en pesos, para que los reportes, estadísticas y totales sean consistentes.
En la tabla de egresos, los registros en USD muestran el monto en MXN con una línea secundaria que indica el monto original y el tipo de cambio utilizado (por ejemplo: USD $1,000.00 @ 17.2500).
Inversiones (CAPEX) y depreciación
Cuando el Tipo de egreso es Inversión (CAPEX) — equipo clínico, mobiliario, mejoras a instalación o vehículos — el formulario muestra automáticamente la sección Datos de inversión:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Tasa de depreciación anual (%) | Porcentaje anual con el que se deprecia el activo. Clenit sugiere el valor según la Ley del ISR (ej. 10 % para equipo médico y mobiliario, 25 % para vehículos). |
| Vida útil | Se calcula automáticamente: 100 ÷ tasa × 12 meses. Solo informativo. |
| Inicio de depreciación | Fecha a partir de la cual comienza a amortizarse el activo. Por defecto es la misma fecha del egreso. |
| Depreciación mensual | Cuota mensual calculada: monto × (tasa / 100) / 12. Solo informativo. |
¿Por qué es importante? Una inversión CAPEX no se contabiliza como gasto total del periodo. En cambio, solo la cuota de depreciación mensual impacta la utilidad del mes. Esto ayuda a que Reportes refleje la realidad financiera de la clínica con mayor precisión.
Editar un egreso
En un Gasto registrado con el formulario estándar, puedes editar los campos según la categoría y el comprobante, incluidos los datos fiscales si aplica. Haz clic en el ícono de edición en la tabla de egresos. El formulario de edición tiene en general la misma estructura que el de creación.
Egresos generados por nómina (después de Sueldos del periodo o Pago a doctor(es)) se abren en una vista de consulta del movimiento: tipo, categoría, concepto, monto, fecha, forma de pago y beneficiario quedan fijos para no romper el vínculo con las citas y sueldos liquidados; solo puedes actualizar notas. Desde ahí, Ver desglose enlaza al detalle del periodo. Si necesitas corregir montos o deshacer el pago, no uses la edición del egreso: debes revertir el periodo (menú de la fila en Egresos o historial en la ficha del colaborador). Más detalle en Sueldos y pago a doctores (sección sobre revertir).
Si el egreso es antiguo y quedó con la categoría Compensación de doctores creada a mano (antes de los flujos de nómina), al editarlo puede mostrarse un enfoque de solo lectura o avisos según la versión; en todo caso, los nuevos pagos a doctores deben darse con Registrar → Pago a doctor(es).
Tarjeta de pendientes de factura
Si tienes egresos registrados con la opción "La voy a pedir", verás una tarjeta de alerta en la parte superior de la página de Egresos con el total y la cantidad de egresos que aún no tienen factura. Úsala como recordatorio para completar la información fiscal cuando llegue el CFDI.